Budowa działu księgowego od podstaw
Rozpoczęcie działalności lub reorganizacja firmy często wymaga zbudowania działu finansowo-księgowego od zera. Pomagamy zaprojektować struktury, dobrać odpowiednich pracowników oraz wdrożyć skuteczne zasady działania. Nasze podejście łączy wiedzę z zakresu rachunkowości, finansów i zarządzania.
- Rekrutacja / wsparcie w rekrutacji – pomagamy zdefiniować profile stanowisk, uczestniczymy w rozmowach rekrutacyjnych, wspieramy ocenę kompetencji kandydatów.
- Opracowanie struktury działu – tworzymy schemat organizacyjny: kto za co odpowiada, jak wygląda raportowanie i zastępstwa.
- Wdrożenie zakresów obowiązków, kalendarza finansowego, standardów pracy – ustalamy harmonogramy zamknięć, przeglądów i kontroli, by uniknąć chaosu.
- Wdrożenie procedur kontrolnych i obiegu dokumentów – projektujemy workflow dokumentowy, definiujemy ścieżki akceptacji, nadajemy uprawnienia.
- Opracowanie zestawu raportów dla zarządu i właścicieli – dostarczamy klarowne i cykliczne raporty wspierające podejmowanie decyzji.
Wdrażanie systemów finansowo-księgowych
System ERP to fundament nowoczesnej księgowości. Wspieramy wybór, wdrożenie i optymalizację systemów dopasowanych do specyfiki firmy, zarówno w wersjach lokalnych, jak i chmurowych.
- Dobór systemu ERP / FK – analizujemy potrzeby firmy i doradzamy wybór systemu (Comarch ERP Optima, Enova365, Symfonia, SAP, Navision i inne).
- Przygotowanie planu kont, schematów księgowych, słowników pomocniczych – dbamy o spójność i przejrzystość struktury księgowej.
- Nadzór nad migracją danych – planujemy i kontrolujemy proces przenoszenia danych z dotychczasowych systemów.
- Testy systemowe i odbiory wdrożenia – sprawdzamy poprawność działania systemu przed jego startem produkcyjnym.
- Tworzenie wzorców raportów i analiz – konfigurujemy zestawienia wspierające zarówno zarządzanie, jak i obowiązki statutowe.
Tworzenie dokumentacji księgowej
Dokumentacja wewnętrzna to nie tylko obowiązek ustawowy, ale również klucz do spójności, efektywności i bezpieczeństwa funkcji księgowej. Tworzymy dokumentację zgodnie z przepisami i dobrymi praktykami.
- Polityka rachunkowości – opracowanie dokumentu zgodnego z Ustawą o rachunkowości lub Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej.
- Zakładowy plan kont – przygotowanie elastycznego i przejrzystego planu kont dostosowanego do specyfiki firmy.
- Instrukcje – m.in. obiegu dokumentów, wyceny aktywów, ustalania rezerw, rozliczeń międzyokresowych.
- Instrukcje zamknięcia miesiąca/roku – checklisty i procedury zapewniające kompletność i terminowość.
- Dokumentacja procedur podatkowych – np. procedura należytej staranności, MDR, dokumentacja TP.
Optymalizacja i reorganizacja istniejącego działu księgowego
Nawet działająca księgowość może wymagać usprawnień. Pomagamy uporządkować istniejące procesy, wprowadzić automatyzację i zwiększyć efektywność zespołu.
- Przegląd i ocena stanu obecnego – audyt organizacyjny i technologiczny funkcji księgowej.
- Usprawnienie struktury pracy i komunikacji – wprowadzenie ról, zakresów odpowiedzialności, procedur przekazywania informacji.
- Weryfikacja kwalifikacji i kompetencji zespołu – ocena potrzeb szkoleniowych, plany rozwoju zawodowego.
- Wprowadzenie automatyzacji – np. importy wyciągów bankowych, workflow do akceptacji faktur, automatyczna dekretacja kosztów.
Outsourcing i model hybrydowy
Wspieramy firmy w podejmowaniu decyzji o tym, czy prowadzić księgowość wewnętrznie, czy też korzystać z outsourcingu. Pomagamy także w organizacji modelu hybrydowego – gdzie część zadań realizowana jest wewnątrz firmy, a część zlecana na zewnątrz. Niezależnie od modelu, kluczowe jest jasne określenie odpowiedzialności i zapewnienie kontroli nad procesami.
- Pomoc przy przejściu z outsourcingu do wewnętrznego działu księgowości (i odwrotnie) – planowanie i realizacja procesu przejścia z zachowaniem ciągłości działań.
- Opracowanie podziału zadań i odpowiedzialności – np. kto przygotowuje dokumenty, kto dekretuje, kto zatwierdza przelewy itp.
- Weryfikacja kosztów i efektywności modelu – analiza kosztów, ocena jakości, benchmarki rynkowe.
Współpraca z zarządem i innymi działami
Księgowość nie działa w próżni – jej skuteczność zależy od współpracy z zarządem i innymi obszarami firmy. Wspieramy budowanie mostów między działami oraz edukację, by księgowość była partnerem w biznesie, a nie tylko obowiązkiem wynikającym z przepisów.
- Edukacja właścicieli / zarządu nt. roli księgowości – prezentacje, warsztaty i materiały wyjaśniające rolę działu księgowego i jego potrzeby.
- Łączenie funkcji z controllingiem, kadrami, operacjami – integracja narzędzi i procesów między działami dla płynniejszego przepływu danych.
- Dopasowanie rozwiązań do modelu biznesowego – projektujemy księgowość jako realne wsparcie operacyjne i strategiczne, a nie tylko spełnianie obowiązków formalnych.
Black Fire Consulting Piotr Podłowski
Pomagamy firmom zrozumieć ich finanse
NIP: 5222490941
REGON: 365754087
Korzystanie z witryny oznacza akceptację polityki prywatności i polityki cookies.
© 2025 Black Fire Consulting. Wszelkie prawa zastrzeżone.