Budowa działu księgowego od podstaw
Budowa działu księgowego to jeden z najważniejszych etapów organizacji finansów w firmie. Niezależnie od tego, czy tworzysz strukturę od zera, czy reorganizujesz istniejący zespół – warto podejść do tego procesu strategicznie. Dlatego wspieramy firmy w projektowaniu struktur, doborze pracowników i wdrażaniu efektywnych zasad działania. Co więcej, nasze podejście łączy wiedzę z zakresu rachunkowości, finansów i zarządzania, dzięki czemu zapewniamy stabilne podstawy dla dalszego rozwoju. W rezultacie firmy zyskują nie tylko uporządkowane procesy, ale również lepszą kontrolę nad finansami i większą efektywność operacyjną.
- Rekrutacja / wsparcie w rekrutacji – pomagamy zdefiniować profile stanowisk, uczestniczymy w rozmowach rekrutacyjnych, a także wspieramy ocenę kompetencji kandydatów.
- Opracowanie struktury działu – tworzymy schemat organizacyjny, który jasno określa zakresy odpowiedzialności, raportowanie oraz zastępstwa w kluczowych obszarach.
- Wdrożenie zakresów obowiązków, kalendarza finansowego, standardów pracy – ustalamy harmonogramy zamknięć, przeglądów i kontroli. Dzięki temu unikniesz chaosu i zyskasz powtarzalność procesów.
- Wdrożenie procedur kontrolnych i obiegu dokumentów – projektujemy workflow dokumentowy, definiujemy ścieżki akceptacji oraz nadajemy odpowiednie uprawnienia. W efekcie zapewniamy przejrzystość i bezpieczeństwo działań.
- Opracowanie zestawu raportów dla zarządu i właścicieli – dostarczamy klarowne, cykliczne raporty wspierające podejmowanie decyzji. Co istotne, są one dopasowane do indywidualnych potrzeb firmy.
Wdrażanie systemów finansowo-księgowych
System ERP to fundament nowoczesnej księgowości. Dlatego tak ważne jest jego odpowiednie wdrożenie i dopasowanie do specyfiki firmy. Właściwie dobrane rozwiązanie technologiczne pozwala nie tylko usprawnić codzienną pracę zespołu, ale także zwiększyć bezpieczeństwo i przejrzystość procesów. Z tego powodu wspieramy zarówno wybór systemu, jak i jego implementację oraz późniejszą optymalizację – niezależnie od tego, czy działa on lokalnie, czy w chmurze. Co istotne, dobrze wdrożony system ERP jest nieodłącznym elementem skutecznej organizacji oraz realnego wsparcia przy budowie działu księgowego.
- Dobór systemu ERP / FK – analizujemy potrzeby firmy i doradzamy wybór najlepszego systemu (Comarch ERP Optima, Enova365, Symfonia, SAP, Navision i inne).
- Przygotowanie planu kont, schematów księgowych, słowników pomocniczych – dbamy o spójność, przejrzystość i logiczną strukturę księgową od samego początku.
- Nadzór nad migracją danych – planujemy proces przenoszenia danych i czuwamy nad jego poprawnym przebiegiem. Dzięki temu unikamy błędów i przestojów.
- Testy systemowe i odbiory wdrożenia – przed rozpoczęciem pracy produkcyjnej przeprowadzamy kompleksowe testy, które weryfikują poprawność działania systemu.
- Tworzenie wzorców raportów i analiz – konfigurujemy narzędzia raportowe wspierające zarządzanie, raportowanie i obowiązki wynikające z przepisów.
Tworzenie dokumentacji księgowej
Dobrze przygotowana dokumentacja księgowa to nie tylko obowiązek ustawowy, lecz także kluczowy element porządku organizacyjnego. Przede wszystkim pozwala ona uporządkować procesy, ujednolicić działania i ograniczyć ryzyko błędów. Co więcej, ułatwia codzienną komunikację w zespole, usprawnia kontrole oraz zwiększa bezpieczeństwo operacyjne. Właśnie dlatego wspieramy naszych klientów w tworzeniu dokumentów zgodnych z przepisami oraz najlepszymi praktykami. W szczególności rekomendujemy opracowanie dokumentacji na etapie budowy działu księgowego, gdyż od samego początku kształtuje ona właściwe standardy.
- Polityka rachunkowości – opracowanie dokumentu zgodnego z Ustawą o rachunkowości lub Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej.
- Zakładowy plan kont – przygotowanie elastycznego i przejrzystego planu kont dostosowanego do specyfiki firmy oraz potrzeb raportowych.
- Instrukcje – m.in. obiegu dokumentów, wyceny aktywów, ustalania rezerw, rozliczeń międzyokresowych – wszystko zgodnie z logiką procesów.
- Instrukcje zamknięcia miesiąca/roku – checklisty i procedury, które zapewniają kompletność oraz terminowość zamknięć księgowych.
- Dokumentacja procedur podatkowych – np. procedura należytej staranności, MDR, dokumentacja cen transferowych – zgodnie z wymaganiami prawa.
Optymalizacja i reorganizacja istniejącego działu księgowego
Funkcjonujący dział księgowy nie zawsze działa optymalnie, nawet jeśli został zbudowany z dużą starannością. Dlatego przeprowadzamy kompleksowy przegląd organizacyjny, który pozwala zwiększyć wydajność, ograniczyć błędy i usprawnić przepływ informacji. Co ważne, wiele z tych zmian można wprowadzić bez konieczności dużych inwestycji. Dodatkowo, reorganizacja bywa naturalnym kolejnym krokiem po budowie działu księgowego lub jego znacznym rozwoju. W rezultacie firmy zyskują większą przejrzystość, sprawność działania i lepsze narzędzia do zarządzania finansami.
- Przegląd i ocena stanu obecnego – audyt organizacyjny i technologiczny funkcji księgowej, pozwalający zidentyfikować obszary wymagające poprawy.
- Usprawnienie struktury pracy i komunikacji – wprowadzenie ról, zakresów odpowiedzialności oraz przejrzystych procedur przekazywania informacji.
- Weryfikacja kwalifikacji i kompetencji zespołu – ocena potrzeb szkoleniowych, a także przygotowanie planów rozwoju zawodowego.
- Wprowadzenie automatyzacji – np. importy wyciągów bankowych, workflow do akceptacji faktur, automatyczna dekretacja kosztów i inne narzędzia wspierające efektywność.
Outsourcing i model hybrydowy
Wspieramy firmy w podejmowaniu decyzji o tym, czy prowadzić księgowość wewnętrznie, czy też skorzystać z outsourcingu. Co istotne, oferujemy również pomoc w organizacji modelu hybrydowego – w którym część zadań realizowana jest wewnątrz firmy, a pozostałe przekazywane partnerowi zewnętrznemu. Niezależnie od wybranej opcji, kluczowe pozostaje jasne określenie odpowiedzialności oraz zapewnienie odpowiedniego nadzoru nad procesami. Warto dodać, że dobrze zaplanowany outsourcing może stanowić efektywną alternatywę dla pełnej budowy działu księgowego – zwłaszcza w fazie szybkiego rozwoju firmy lub ograniczonych zasobów kadrowych.
- Pomoc przy przejściu z outsourcingu do wewnętrznego działu księgowości (i odwrotnie) – planowanie i realizacja procesu przejścia z zachowaniem ciągłości działań oraz bez zakłóceń w raportowaniu.
- Opracowanie podziału zadań i odpowiedzialności – np. kto przygotowuje dokumenty, kto dekretuje, kto zatwierdza przelewy i raporty.
- Weryfikacja kosztów i efektywności modelu – szczegółowa analiza kosztów, ocena jakości usług oraz benchmarki w odniesieniu do standardów rynkowych.
Współpraca z zarządem i innymi działami
Budowa działu księgowego to nie tylko stworzenie wewnętrznej struktury. To także – a może przede wszystkim – umiejętne powiązanie go z pozostałymi obszarami firmy. Dlatego pomagamy budować efektywne relacje pomiędzy księgowością a zarządem, działem kadr, controllingu czy operacjami. Co więcej, edukujemy decydentów, aby lepiej rozumieli wartość, jaką dział księgowy wnosi do codziennego funkcjonowania i rozwoju biznesu. W rezultacie księgowość staje się partnerem strategicznym, a nie tylko realizatorem obowiązków formalnych.
- Edukacja właścicieli i zarządu nt. roli księgowości – prezentacje, warsztaty oraz materiały, które w przystępny sposób wyjaśniają funkcję działu księgowego i jego potrzeby.
- Łączenie funkcji z controllingiem, kadrami, operacjami – integracja narzędzi i procedur usprawnia komunikację, a także poprawia jakość danych wykorzystywanych w firmie.
- Dopasowanie rozwiązań do modelu biznesowego – nasze podejście uwzględnia specyfikę Twojej działalności, dlatego księgowość realnie wspiera zarówno bieżące operacje, jak i cele strategiczne.
Black Fire Consulting Piotr Podłowski
Pomagamy firmom zrozumieć ich finanse
NIP: 5222490941
REGON: 365754087
Korzystanie z witryny oznacza akceptację polityki prywatności i polityki cookies.
© 2025 Black Fire Consulting. Wszelkie prawa zastrzeżone.